Zaznacz stronę

Delegowanie zadań może być przełomowym krokiem w rozwoju firmy. W pewnym momencie stajemy w punkcie, w którym dalszy rozwój firmy zależeć będzie, kto i jak wesprze nasze działania. Jeśli przygotujesz się do tego w odpowiedni sposób możesz uniknąć wielu frustracji i zaoszczędzić pieniądze.

1. Spisz wszystkie czynności, które wykonujesz w swoim biznesie. Najlepiej zebrać informacje monitorując tydzień swojej pracy.  Możesz to robić na kartce lub w systemie takim, jak Toggl lub Hubstaff.

2. Sporządź procedury. To jeden z bardziej pracochłonnych punktów. Jednak z perspektywy czasu najbardziej opłacalny. Dla mnie najlepszą metodą jest używanie post-it. Spisuje na żółtych karteczkach poszczególne kroki podczas wykonywania zadania. Dzięki temu wykonując je drugi raz nie martwię się, czy o czymś zapomniałam, a cały proces idzie dużo szybciej. Później można gotową procedurę przenieść do systemu zarządzania projektami, na przykład Trello, lub Asana.  

3. Przegląd zadań. Wiesz już, co pochłania najwięcej czasu.W tym kroku decydujesz, które zadania potrzebujesz wykonać Ty, a które mogą być zlecone komuś innemu. Nie wszystko można i warto delegować. Rozstrzygnij, czy potrzebujesz kogoś, kto wykona pracę jednorazowo, czy potrzebna Ci jest stała współpraca.

4. Kogo wybrać? Zastanów się, czy potrzebujesz specjalisty, który będzie na przykład poprawiał Twoje teksty lub grafika, który przygotuje oprawę wizualną projektu. Możesz też potrzebować kogoś, kto stanie się Twoją prawą ręką i będzie Cię wspierał w codziennych zadaniach.

5. Ustal cel i termin. Miej pewność, że od początku współpracy wiesz do czego zmierzacie. Jeśli to długoterminowy projekt upewnij się, że każdy etap jest jasno określony.

6. Upewnij się, że wszystko zostało zrozumiane. Często wydaje się nam, że wydajemy jasne polecenia, jednak każdy z nas może mieć inny odbiór. Dawaj przykłady i wspieraj się własnymi procedurami .

7. Nie deleguj tej samej czynności dwóm osobom na raz. Ta zasada tyczy się również Ciebie. Jeśli ktoś jest zajęty zadaniem, pozwól jej skończyć.

8. Nie zmieniaj całej koncepcji w środku zadania. To może zaburzyć cały plan projektu i może kosztować dodatkowy czas oraz pieniądze. Przemyśl dobrze każdą zmianę.

9. Kontroluj. Sprawdzaj wykonywanie zadań w umówionych terminach. Oczekuj umówionych efektów.

10. Skup się na tym, co robisz najlepiej.